Grundläggande Principer för Effektiv Arkivering i Föreningar

Vikten av Arkivering

Arkivering är avgörande för en förenings verksamhet, både av praktiska och juridiska skäl. Det handlar om att förvara både de dokument som föreningen skapar och de som inkommer. Effektiv arkivering säkerställer att viktiga handlingar är organiserade, tillgängliga och skyddade mot skador som brand och fukt.

Utnämning av en Arkivansvarig

För att upprätthålla ordning i arkivet är det viktigt att utse en arkivansvarig. Denne ansvarar för att organisera och skydda arkivmaterialet. Detta inkluderar allt från att sortera handlingar till att skydda dem mot fysiska skador.

Vad Bör Bevaras?

Föreningar producerar och tar emot en mängd olika dokument. Här är exempel på material som bör bevaras:

  • Protokoll och mötesanteckningar
  • Utgående korrespondens
  • Medlemsregister och andra viktiga register
  • Inkomna handlingar som brev
  • Ekonomiska dokument som räkenskaper och bokslut
  • Fotografier och visuellt material
  • Egenproducerat material som affischer
  • Ljudupptagningar från möten eller intervjuer
  • Föremål som symboliserar föreningens identitet

Vad Kan Avlägsnas?

Vissa dokument har en begränsad bevarandeperiod eller är av ringa betydelse för föreningens verksamhet. Detta inkluderar:

  • Oväsentlig korrespondens
  • Ekonomiska dokument äldre än de juridiska kraven (vanligtvis 5-7 år)
  • Övertaliga kopior av dokument

Arkiveringssystem

Effektiv arkivering innebär också att man inför ett systematiskt sätt att organisera dokumenten, till exempel ett fliksystem från A till Ö som följer ett allmänt arkivschema. Storleken på föreningen påverkar omfattningen av arkiveringssystemet, från några få pärmar till en mer omfattande lösning.

Arkivets Betydelse

Föreningens arkiv utgör en del av det gemensamma kulturarvet och är ofta värdefulla för framtida forskning. Därför är det viktigt att noggrant överväga vilka handlingar som bevaras och hur de skyddas.

Genom att följa dessa riktlinjer kan föreningar säkerställa att deras arkiv är välordnade, tillgängliga och skyddade för framtiden.