Att mötas i möte: Ett inkluderande tillvägagångssätt
När vi träffas, sker det på många olika sätt. Vissa kan vara nya till konceptet av formella möten, medan andra har deltagit i sådana sammanträden i flera år. Inom föreningslivet är det vanligt att mötesdeltagarna har skiftande erfarenheter av möten, beslutsfattande och diskussioner. Denna mångfald av erfarenheter är både en styrka och en utmaning. Utmaningen ligger i att säkerställa att alla känner sig bekväma nog att bidra med sina åsikter och kunskaper. Utan rädsla för att säga något ”fel”.
Att skapa inkluderande möten
Det finns dock strategier för att göra möten mer engagerande och inkluderande:
- Tydliggöra syfte och agenda: Det första steget mot ett framgångsrikt möte är att tydligt kommunicera dess syfte. Agenda och tidsram till alla deltagare i god tid. Detta hjälper deltagarna att förbereda sig och bidrar till en mer strukturerad och effektiv diskussion.
- Förbereda deltagarna: Uppmuntra deltagarna att komma förberedda till mötet. Detta kan innebära att läsa igenom material i förväg eller fundera över specifika frågor som ska diskuteras.
- Använda inkluderande diskussionstekniker: Det finns olika metoder för att inkludera alla deltagares röster, såsom rundor där varje person får möjlighet att tala, att använda talarlistor, eller att uppmuntra tystare deltagare direkt.
- Utbilda om mötesetikett: Genom att hålla korta utbildningar eller introduktioner om hur möten genomförs, kan alla deltagare få en bättre förståelse för processen och känna sig mer bekväma med att delta.
- Utvärdera och anpassa: Efter mötet, ta dig tid att utvärdera hur väl inkluderingsstrategierna fungerade och gör justeringar inför framtida sammanträden.
Genom att ta dessa steg kan föreningar skapa en mer välkomnande och produktiv möteskultur som uppmuntrar alla medlemmar att aktivt bidra till diskussionen och beslutsfattandet.